ENGAGEMENTS

L’organisation commerciale :
• Répondre à toute demande de devis même par la négative
• Répondre idéalement sous 24h et maxi sous 48h ouvrés à toute demande de renseignement ou devis. Mentionner, si besoin, les délais de traitement de la demande
• Préciser dans le devis, les prestations comprises et non-comprises, et les contraintes de la structure
• Désigner un interlocuteur privilégié pour chaque dossier
• Répondre aux besoins du client dans la mesure du possible et dans le cadre de la demande réaliste
• Satisfaire toute demande de matériel du  client,  même s'il faut faire appel à la location, ou l'adresser à un confrère
• Apporter aide et conseil au client pour l'organisation de son évènement, que les prestations soient sur place ou à l'extérieur

Le suivi des projets :
• Dans la journée, envoyer un mail au client avec en pièce jointe les documents de présentation de l'Agence Epsilon (Histoire de l'agence, plaquette, catalogue de concepts...)
• Rappeler le client 1 semaine après la demande, préciser l'avancée du projet
• Proposer un premier devis et présentation du projet dans les 15 jours qui suivent la demande

La documentation commerciale :
• Transmettre une documentation commerciale spécifique présentant l'ensemble des prestations de l'Agence Epsilon.
• Présentation des activités/prestations avec photos si possible de la demande en question.
• Proposer un historique de la société
• Transmettre  une liste de nos  références « Clients »
• Tarifs :
- Présentation des tarifications des prestations et suppléments
- Matériel compris ou non dans la prestation
- Mise à disposition d'autre matériel sur demande ou en location
- Liste simplifiée des activités externes pouvant être proposées dans un forfait ou à la carte

• Site Internet :
- L'Agence Epsilon dispose d'un site Internet avec des pages dédiées aux Rencontres professionnelles, visibles dès la page d'accueil
- Présence des logos et  liens vers nos réseaux d'entreprises et réseaux sociaux.

Les cotations à insérer à nos devis :
• Présence du/des établissement(s) proposés avec photos/accessibilité/environnement
• Pour les prestations « réunion », description des salles de réunions, avec plans en U et conférence
• Si prestation « incentive » avec loisirs/animation, description précise des prestations
• La description précise de la prestation et la liste du matériel compris ou disponible sur demande ou à louer
• Mention de la validité du devis

L'accueil aux clients sur  nos évènements :
• Garantir un accueil personnalisé au client, remettre un déroulé précis de la manifestation
• Etre garant de la prestation fournie par d'éventuels sous-traitants
• Assurer une gestion personnalisée des messages, à la demande du client

Les prestations de l'Agence Epsilon :
• L'Agence Epsilon a un interlocuteur dédié
• L'Agence Epsilon est couverte par une garantie financière et une assurance responsabilité civile et dispose des habilitations nécessaires pour la vente de produits
• L'Agence Epsilon est responsable de l'ensemble de sa prestation et s'engage à assurer une assistance technique pendant toute la durée de l'évènement qu'elle organise, pour elle-même ou  sous  mandat.

Le matériel :
• L'Agence Epsilon peut mettre à disposition du matériel pour les manifestations : rétroprojecteur, écran, lecteur DVD, vidéoprojecteur, tableaux magnétiques avec marqueurs adaptés et en bon état, paper-board avec marqueurs adaptés et en bon état, système d'affichage, sonorisation avec micro, pupitre, PC portable, caméras ...etc